Chèn chữ ký vào file Word là thao tác cần thiết khi xử lý hợp đồng, hồ sơ hay tài liệu điện tử. Microsoft Word hỗ trợ nhiều cách thực hiện như sử dụng ảnh chữ ký, chữ ký scan, Signature Line và chữ ký số. Cùng tìm hiểu các bước thực hiện đơn giản, nhanh chóng trong bài viết dưới đây.

Cách tạo và chèn chữ ký vào Microsoft Word

Đây là cách chèn chữ ký số vào file word đơn giản nhất khi cần chèn chữ ký vào file Word. Bạn chỉ cần chuẩn bị sẵn ảnh chữ ký viết tay và thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn Insert, nhấn Pictures, chọn ảnh chữ ký đã lưu trên máy và chèn vào tài liệu.

Chèn hình ảnh đã lưu trên máy vào file Word

• Bước 2: Chọn ảnh chữ ký, vào Format, điều chỉnh kích thước tại mục Size. Tiếp tục chọn Wrap Text và nhấn Square để dễ di chuyển ảnh.

• Bước 3: Đặt chữ ký vào vị trí cần ký. Sau đó chọn Recolor, nhấn Set Transparent Color và bấm vào phần nền ảnh để xóa phông.

• Bước 4: Sau khi hoàn tất, chữ ký sẽ hiển thị tự nhiên trên văn bản, giúp tài liệu gọn gàng và chuyên nghiệp hơn.

Đây cũng là cách dán chữ ký vào file Word được nhiều người sử dụng nhờ thao tác đơn giản và không yêu cầu cài đặt thêm phần mềm. 

Chèn chữ ký vào file Word bằng cách tách nền

Nếu ảnh chữ ký có nền trắng, bạn có thể sử dụng tính năng Remove Background trong Word để tách nền nhanh chóng theo các bước sau:

• Bước 1: Chèn ảnh chữ ký vào tài liệu bằng cách chọn Insert, nhấn Pictures và tải lên ảnh chữ ký cần sử dụng.

• Bước 2: Chọn ảnh, vào Picture Format và nhấn Remove Background. Word sẽ tự động nhận diện phần nền cần xóa.

• Bước 3: Sử dụng Mark Areas to Keep hoặc Mark Areas to Remove để điều chỉnh nếu cần, sau đó nhấn Keep Changes để hoàn tất.

Phương pháp này giúp việc dán chữ ký vào file Word trở nên chuyên nghiệp hơn, đặc biệt khi sử dụng trên các tài liệu quan trọng hoặc hồ sơ gửi đối tác. Sau khi tách nền, chữ ký sẽ hòa hợp với nội dung văn bản và tăng tính thẩm mỹ cho tài liệu. 

Chèn chữ ký vào văn bản với công cụ Scan

Nếu muốn sử dụng chữ ký viết tay chân thực hơn, bạn có thể thực hiện cách chèn chữ ký scan vào Word theo hướng dẫn dưới đây: 

• Bước 1: Ký tên trên giấy trắng bằng bút mực đen để chữ ký hiển thị rõ nét.
• Bước 2: Dùng ứng dụng Microsoft Lens, Adobe Scan hoặc máy scan để quét chữ ký và lưu dưới dạng ảnh.
• Bước 3: Truy cập Remove.bg, tải ảnh chữ ký lên để xóa nền rồi lưu ảnh đã xử lý về máy.

• Bước 4: Mở tài liệu Word, chọn Insert, nhấn Pictures, tải ảnh chữ ký lên và điều chỉnh vị trí, kích thước phù hợp.

So với việc chụp ảnh thông thường, cách chèn chữ ký scan vào Word giúp chữ ký sắc nét hơn và tạo cảm giác chuyên nghiệp khi sử dụng trong hồ sơ, biểu mẫu hoặc văn bản hành chính.

Việc scan, chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu sẽ thuận tiện hơn khi sử dụng thiết bị có cấu hình ổn định. Nếu thường xuyên làm việc với Word, bạn có thể tham khảo các mẫu laptop văn phòng để tối ưu hiệu suất xử lý tài liệu. 

Chèn chữ ký vào trong Microsoft Word bằng Signature line

Signature Line là tính năng tích hợp sẵn trong Word, cho phép tạo khu vực ký tên chuyên nghiệp ngay trên tài liệu. Đây cũng là một trong những cách chèn chữ ký điện tử vào file Word được nhiều doanh nghiệp sử dụng. 

• Bước 1: Mở file Word, đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn chữ ký và chọn Insert.
• Bước 2: Trong nhóm Text, nhấn Signature Line và chọn Microsoft Office Signature Line.

• Bước 3: Tại cửa sổ Signature Setup, nhập các thông tin cần thiết:
  • Suggested signer: Họ và tên người ký.
  • Suggested signer's title: Chức vụ của người ký.
  • Suggested signer's email address: Địa chỉ email của người ký.

Nhập thông tin chính xác vào từng mục. Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn OK để tạo dòng chữ ký trên tài liệu.

Sau khi hoàn tất việc ký tài liệu, nhiều người lựa chọn lưu dưới định dạng PDF để hạn chế thay đổi nội dung. 

Xem thêm: Cách xuống dòng trong 1 ô Excel đơn giản - Win, Mac, điện thoại

Chèn chữ ký dạng Digital vào Word

Chữ ký Digital giúp xác thực người ký và tăng tính bảo mật cho tài liệu. Đây là phương pháp thường được sử dụng khi cần cách chèn chữ ký số vào file Word hoặc ký các tài liệu điện tử có yêu cầu xác thực cao.

• Bước 1: Tạo Signature Line trong Word theo hướng dẫn ở phần trên.
• Bước 2: Mở thư mục cài đặt Microsoft Office trên máy tính và chạy tệp SelfCert.exe để tạo chứng thư số cá nhân.

• Bước 3: Tại cửa sổ Create Digital Certificate, nhập tên chứng thư vào ô Your certificate's name rồi nhấn OK.

• Bước 4: Quay lại tài liệu Word, nhấp đúp vào dòng chữ ký, nhập thông tin cần thiết trong cửa sổ Sign và nhấn Sign để hoàn tất.

Lưu ý: Cách này chỉ tạo chứng thư số tự ký để sử dụng cá nhân hoặc nội bộ. Với các tài liệu có giá trị pháp lý, bạn nên sử dụng chứng thư số do đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp phát.

Việc sử dụng chữ ký điện tử trong văn bản không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng tính chuyên nghiệp khi xử lý hợp đồng, hồ sơ hay các tài liệu quan trọng. Để làm việc hiệu quả hơn với các phần mềm văn phòng, bạn có thể tham khảo thêm các dòng laptop, máy in và thiết bị công nghệ chính hãng tại Điện máy HC. Hy vọng bài viết đã giúp bạn thực hiện thành công thao tác chèn chữ ký vào file Word.