Cách đánh số trang trong Word là thao tác khá đơn giản nhưng không phải ai cũng nắm rõ. Đánh số trang trong Word không khó nhưng cực kỳ quan trọng khi soạn thảo tài liệu như báo cáo, luận văn hay hợp đồng. Bài viết dưới đây, Siêu thị Điện máy HC sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số trang Word theo nhiều kiểu khác nhau một cách nhanh chóng và dễ thực hiện.

Tổng quan về tính năng đánh số trang trong Word

Đánh số trang trong Word là việc thêm số thứ tự cho từng trang tài liệu, giúp người đọc dễ theo dõi nội dung, tra cứu nhanh và tăng tính chuyên nghiệp cho văn bản.

Trong Word, bạn có thể chèn số trang ở nhiều vị trí khác nhau tùy theo nhu cầu trình bày như:

• Header (đầu trang): thường dùng cho tài liệu hành chính, báo cáo
• Footer (chân trang): phổ biến nhất, giúp nội dung gọn gàng
• Lề trái/phải: dùng khi cần trình bày sáng tạo hoặc in sách

Về định dạng, Word hỗ trợ nhiều kiểu đánh số như:

• Số thường: 1, 2, 3… (phổ biến nhất)
• Số La Mã: i, ii, iii… (thường dùng cho mục lục, phần mở đầu)
• Chữ cái: a, b, c… (ít dùng hơn, nhưng hữu ích trong tài liệu đặc biệt)

Tính năng đánh số trang được hỗ trợ trên hầu hết các phiên bản Word như Word 2010, 2013, 2016, 2019, Microsoft 365, với giao diện và thao tác gần như tương tự nhau.

Cách đánh số trang trong Word từ trang đầu

Đây là cách đánh số trang tự động trong word cơ bản nhất, áp dụng khi bạn muốn đánh số toàn bộ tài liệu từ trang đầu tiên.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Mở file Word mà bạn cần chỉnh sửa

Bước 2: Chọn tab Insert (Chèn) trên thanh công cụ

Bước 3: Nhấn vào Page Number (Số trang)

Bước 4: Chọn vị trí hiển thị: Top of Page (đầu trang) / Bottom of Page (cuối trang) / Page Margins (lề trang) >> Chọn kiểu hiển thị số trang phù hợp

Bước 5: Chọn Close Header and Footer hoặc click đúp vào vị trí bất kì trong trang (ngoài vùng Header/Footer) để thoát ra khỏi chức năng đánh dấu trang

=> Ngay lập tức, Word sẽ tự động đánh số toàn bộ các trang trong tài liệu theo thứ tự từ 1.

* Mẹo: Bạn có thể vào Format Page Numbers để đổi kiểu số (ví dụ sang i, ii, iii).

Cách đánh số trang trong Word từ trang 2 (bỏ trang đầu)

Cách đánh số trang bỏ trang đầu này thường dùng khi trang đầu là bìa và không cần hiển thị số trang.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Vào Insert >> Page Number và chèn số trang như bình thường

Bước 2: Trong tab Header & Footer, tick chọn Different First Page

Bước 3: Chọn Close Header and Footer hoặc click 2 lần vào vị trí bất kì ngoài vùng Header/Footer để thoát ra khỏi chức năng đánh dấu trang

=> Kết quả:

- Với cách đánh số trang từ trang 2 này, số trang ở trang đầu tiên sẽ bị ẩn, không hiển thị

- Trang thứ 2 vẫn giữ số (có thể là số 2)

- Nếu muốn trang 2 là số 1: Vào Page Number >> Format Page Numbers >> Chọn Start at: 0

Cách đánh số trang trong Word từ trang bất kỳ

Cách đánh số trang từ trang bất kì là phương pháp nâng cao, thường dùng trong luận văn (bỏ đánh số phần mở đầu, chỉ đánh từ nội dung chính).

Ví dụ: Đánh số từ trang 3 bắt đầu là số 1

Bước 1: Tạo Section mới: 

Đặt con trỏ chuột ở đầu trang muốn bắt đầu đánh số  >> Chọn Page Layout >> Breaks >> Next Page

=> Lúc này 1 trang trắng xuất hiện, tài liệu của bạn sẽ được chia thành 2 phần (Section): 1 phần là từ vị trí con trỏ cho đến hết văn bản, phần còn lại là từ vị trí con trỏ trở về trước.

Bước 2: Chèn và thiết lập số trang

Vào Insert >> Page Number >> Chọn Format Page Numbers >> Tại mục Start at, nhập số 1

Bước 3: Chọn Insert >> Page Number >> chọn vị trí cần đánh dấu trang

Bước 4: Ngắt liên kết với phần trước: 

Trong phần Design, mục Link to Previous đang mặc định được bôi đậm >> Click để tắt Link to Previous >> chọn Close Header and Footer

=> Điều này giúp phần sau không bị ảnh hưởng bởi phần trước

=> Kết quả:

- Với cách đánh số trang bất kỳ trong word này, trang bạn chọn sẽ bắt đầu từ số 1

- Để xóa bỏ phần đánh số tại phần đầu văn bản. Bạn chỉ cần click chuột vào vị trí bất kì trên trang trắng đó, rồi nhấn Delete trên bàn phím.

Cách đánh số trang trong Word theo trang chẵn lẻ

Cách này sẽ cho phép bạn chọn vị trí đánh số khác nhau cho các trang chẵn/lẻ, thường dùng khi in 2 mặt, giúp căn chỉnh đẹp hơn giữa hai mặt giấy.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Nhấp đúp vào Header/Footer

Bước 2: Trong tab thiết kế, tick chọn Different Odd & Even Pages

Bước 3: Thiết lập số trang riêng:

Đặt con trỏ trong trang chẵn/lẻ >> Insert >> Page Number >> Chọn vị trí hiển thị >> Thoát chức năng đánh dấu trang

- Trang lẻ (Odd): có thể để bên phải

- Trang chẵn (Even): có thể để bên trái

=> Điều này giúp tài liệu giống bố cục sách chuyên nghiệp.

Cách bỏ đánh số trong Word

Khi không muốn hiển thị số trang nữa, bạn có thể xóa nhanh bằng 2 cách:

- Cách 1 (nhanh nhất): Vào Insert >> Page Number >> Remove Page Numbers

- Cách 2: Nhấp đúp vào Header/Footer >> Bôi đen số trang và nhấn Delete

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

* Hình ảnh minh họa sử dụng cách đánh số trang trong word 2010. Nếu bạn muốn tìm cách đánh số trang trong word 2007, cách đánh số trang trong word 2016 hay các phiên bản khác đều có thể áp dụng tương tự.

Việc nắm rõ cách đánh số trang Word không chỉ giúp bạn trình bày tài liệu chuyên nghiệp hơn mà còn hỗ trợ xử lý linh hoạt nhiều tình huống như bỏ trang bìa, đánh số từ trang bất kỳ hay in hai mặt. Chỉ cần hiểu rõ nguyên tắc Section và Header/Footer, bạn hoàn toàn có thể làm chủ mọi cách đánh số trang trong Word một cách dễ dàng.